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Qué elementos se requieren para implementar teletrabajo?

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Implementar el modelo de teletrabajo en las organizaciones requiere grandes retos, cambio de mentalidad y generar un nuevo relacionamiento entre la empresa y los trabajadores, razón por la cual se sugieren implementar las siguientes cinco etapas clave.

La voluntad y los objetivos de la alta dirección de la compañía, son el primer elemento para adelantar un proyecto de teletrabajo. Se deben tener claro los alcances, beneficios, tiempos de implementación, recursos y demás factores que permitan la conformación de un equipo interdisciplinario, que lidere y coordine el proyecto en todas sus fases, para la adecuada formalización y socialización al interior de la organización. Así mismo es importante generar un documento que soporte las acciones, para que todas la instancias de la empresa comprendan e interioricen el proceso.

La planeación es fundamental para tener éxito, el equipo líder designado por la alta dirección será el encargado de estructurar la metodología y la forma como se adelantará el proceso para establecer: objetivos, etapas, plan de acción, recursos, riesgos e indicadores.

Una vez estructurado, es importante sensibilizar al equipo de trabajo. Para este paso es importante formular una estrategia de comunicación interna que permita identificar los públicos objetivo, momentos del proceso clave y las actividades necesarias dirigidas al nuevo esquema de trabajo, involucrandolo a los colaboradores para que hagan parte del cambio.

Para avanzar en la implementación de un modelo de teletrabajo es necesario que la empresa realice un diagnóstico para evaluar si cumple con los requisitos mínimos en materia jurídica, tecnológica y organizacional:

Jurídico: consiste en identificar la normatividad vigente y aplicable para cada entidad y las consideraciones generales de la legislación, tanto para el sector público y el privado.

Tecnológico: es importante validar, si la organización cuenta con las herramientas necesarias para desarrollar teletrabajo prestando atención especial a las necesidades que tiene cada perfil. Por eso recomendamos partir de la premisa ‘no es el perfil el que se adecua a la tecnología existente, es la tecnología la que se debe adecuar a un perfil determinado’.

Organizacional: en el componente organizacional se deben analizar aspectos fundamentales para el proyecto tales como la identificación de cargos teletrabajables, los costos, presupuesto, además de los riesgos del proyecto.

Antes de llevar a cabo una implementación definitiva del modelo, es recomendable hacer una prueba piloto que oscila entre los 4 y 6 meses, lo cual permitirá medir los alcances y realizar acciones de mejora. Para llevar a cabo la prueba piloto se deben tener en cuenta estos nueve elementos clave: definición de la población objetivo y modalidad a aplicar; convocatoria de participación en el piloto; proceso de selección de los participantes; capacitación para el teletrabajo; preparación de las herramientas tecnológicas, recursos y documentación; seguimiento y medición de indicadores durante la medición; pilotaje; evaluación del piloto y socialización del proceso.

En esta última etapa es fundamental realizar los ajustes definitivos al plan general de teletrabajo y a los documentos administrativos que sustentarán esta modalidad laboral al interior de la organización. Además, es necesario realizar un seguimiento permanente y se conformará el banco de buenas prácticas para derrumbar los mitos que se hayan identificado.

Como entiende la ley que en colombia regula el teletrabajo?

Aunque no muchas empresas lo saben, el teletrabajo está lejos de ser una modalidad informal carente de regulación en Colombia.

La Ley 1221 de 2008 regula el teletrabajo en nuestro país. Esa ley define el teletrabajo como “una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o la prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y las comunicaciones”.

Así mismo, la ley clasifica a los teletrabajadores en autónomos, móviles y suplementarios. Autónomos son los que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para desarrollar su actividad profesional. Móviles son los teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido. Y suplementarios son aquellos que laboran dos o tres días a la semana en su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina.

Es importante para las empresas entender que existe la Ley 1221, así como entender la clasificación que señala la ley, ya que en muchas ocasiones no se cambia la relación laboral que existe entre el trabajador y el empleador, y se sigue manejando de la misma manera que un contrato laboral normal.

El modelo de teletrabajo es un paso importante para el pais ya que ese modelo puede ser la solución a los problemas de movilidad de nuestras ciudades. Así mismo, el teletrabajo ayuda a reducir costos administrativos y de operación de las empresas.

Hay estudios que muestran que el teletrabajo mejora la productividad del empleado. Un proyecto piloto impulsado por el departamento de justicia y administración pública del gobierno vasco en España concluyó que trabajar desde la casa, además de contribuir a conciliar la vida familiar y la laboral, aumenta el rendimiento de los funcionarios: casi el 70 por ciento de los trabajadores participantes opinó que su productividad ha aumentado.

Actualmente colombia ya tiene implementado el sistema pero aun tiene dificultades, la primera es la demora del gobierno para reglamentar la ley. Esta tarea la tenía que hacer el Gobierno desde 2008, cuando fue expedida la ley. Se comenta que el gobierno actual viene trabajando con el Ministerio de Trabajo (antes, el de Protección Social) y el Ministerio TIC en una reglamentación para fomentar el uso del teletrabajo.

Otra dificultad es el cambio cultural. Aunque ya existen distintos aplicativos para trabajar de manera remota, los empresarios deben cambiar la concepción de oficina; el trabajador va a tener mayor independencia en su tiempo y en su manera de realizar la labor contratada.

Así mismo, el concepto de seguridad de la información cambia: se debe tener un mayor cuidado en las restricciones de seguridad, debido a que nos trasladamos a un entorno familiar y privado. Por eso es fundamental enseñar al empleado la cultura de la seguridad y la protección de la información y de los datos personales.

 

Fernando Lopez Ocampo
Estudiante de Ing. de Sistemas UNAD
5/5

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